Outlook Einführungsseminar
Inhalt und Gliederung
Grundlagen:
Technischer Hintergrund (Exchange Server, lokale Office-Postfachdatei, Symbol Mail/Systemsteuerung, Datenbankprinzip)
Verwendung der Arbeitsoberfläche, Ordneransichten, Menü-Ansicht, Extras-Optionen (Grundeinstellungen)
Verknüpfungen auf der Outlookleiste (z. B. Laufwerk C:\Spezieller Ordner)
Sicherheit (z. B. kein Öffnen unbekannter Mails)
Kalender:
Grundeinstellungen (Extras-Optionen)
Termine (Schnellmethoden, ganztägiges Ereignis, Termine ändern, Hyperlinks auf Netzwerk)
Terminserien anlegen
Farbliche Kennzeichnung, Kennzeichnungsstatus, benutzerdefinierte Filter (für Farbzuweisung)
Besprechung organisieren, externer Kalender bearbeiten, Ressourcenplanung (z. B. Besprechungszimmer) -> Wie verfährt man mit Terminanfragen, wie sehen diese aus, Antworten nicht vergessen
Gefilterte Kalenderansichten
Kategorien: Suchindizes für Kalendertermine erstellen
Aufgaben:
Aufgabenansicht benutzerdefiniert gestalten (Feldliste, Felder anordnen)
Aufgaben erstellen, Kalendertermine in Aufgaben umwandeln
Wiedervorlagesystem einrichten (Word, Excel, Verknüpfungen in Outlook)
Aufgaben delegieren, Erledigungsstatus überwachen
Kategorien: Suchindizes für Aufgaben erstellen
Kontakte:
Kontakte (Adressen) anlegen, verwalten, Schnellmethoden
Protokollierung und Nachverfolgungskennzeichnung
Verteilerlisten (extern, intern)
Serienbriefe (mit Microsoft® Word)
Kategorien: Suchindizes für Kontakte erstellen
E-Mail:
Posteingang und -ausgang organisieren (Gruppierung und Ansichten)
E-Mail-Optionen (Global/per einzelner E-Mail, u. a. Sende- und Lesebestätigung, Abstimmungsschaltflächen, Wichtigkeit)
E-Mail-Anhänge abspeichern (Sicherheitsaspekte)
Verteilerlisten einrichten (persönliche Verteilerliste aus Kontakte und globalen Adressbuch)
Regelassistent konfigurieren (Weiterleitungen, Ablage in spezielle Unterordner, Spam-Ordner einrichten)
Abwesenheitsassistent (zwei Standardregeln: Kopieren und Weiterleiten)
Vorlagen (Textbausteine) und Signaturen
Gesendete Objekte (Rückruf und erneutes Senden)
Öffentlicher Ordner:
Arbeiten mit öffentlichen Ordnern, globale Kontakte, globale Ressourcen (z. B. Besprechungszimmer)
Schwarzes Brett mit Verweisen auf firmeninterne Reports und Informationen
Freigaben:
Freigabeberechtigungen auf eigene Ordner erstellen (Kontakte, E-Mail...)
Stellvertretungsfunktionen vs. einzelne Ordnerfreigaben
Outlook Web Access (OWA):
Zugriff über Webbrowser
Anmeldung mit alternativen Benutzerdaten
Nutzen Sie auch Sie die Vorteile professioneller Schulungen!